Terwujudnya Pengelolaan Arsip yang Tertib Kebijakan dan Tertib Arsip
Terwujudnya Tertib Kebijakan dan Tertib Arsip
Samarinda- Agar terwujudnya Pengelolaan Arsip menjadi tertib kebijakan dan tertib arsip, maka Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Provinsi Kalimantan Timur menggelar Sharing Knowledge. Pengelolaan Arsip dinamis menjadi tanggung jawab pencipta Arsip (Perangkat Daerah) sedangkan Pengelolaan Arsip Statis menjadi tanggung jawab Lembaga Kearsipan Daerah (LKD.)
Sharing Knowledge merupakan rangkaian kegiatan Arsip Nasional Negara Republik Indonesia (ANRI) dalam tugas verifikasi hasil Pengawasan Internal (LAKI) Provinsi dan Verifikasi Hasil Pengawasan Kearsipan Eksternal Kabupaten Kota (LAKE) yang dilakukan Lembaga Kearsipan Daerah Provinsi.
Pada tahun 2017, 2018 dan 2019 DPKD Prov Kaltim telah melakukan Audit Sistem Kearsipan Internal berdasarkan Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015 Tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan. Dari 39 OPD yang di audit hanya terdapat 6 (enam) OPD yang hasil penilaiannya diatas cukup sementara 33 OPD hasil penilainnya dibawah Cukup.
Hal tersebut diungkapkan Lourensius Ndua, S.H., M.Hum selaku Plh Sekretaris Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Provinsi Kalimantan Timur, saat membuka kegiatan di Ruang Rapat DPKD, Rabu (3/11).
Lourensius Ndua menyebutkan dengan dikeluarkannya Peraturan Arsip Nasional Negara Republik Indonesia Nomor 6 tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan, mencabut dan dinyatakan tidak berlaku lagi Peraturan Kepala Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 38 Tahun 2015 Tentang Pedoman Pengawasan Kearsipan, maka harus dilakukan Audit ulang terhadap seluruh OPD.
“Kenapa demikian, sebab terdapat beberapa perbedaan dalam melakukan pengawasan kearsipan dengan ketentuan yang terdahulu baik dari segi instrument, maupun bobot penilaian per aspek, serta instrument hasil audit di verifikasi oleh ANRI. Sehingga harus dilakukan Audit ulang terhadap seluruh Perangkat Daerah (PD), “urai Lorensius Ndau.
Lebih lanjut dijelaskannya pada bulan Agustus 2020 sampai dengan Mei 2021, hasil Terdapat 8 (delapan) PD yang relatif baik pengelolaan arsip dinamisnya, yang selanjutnya akan dilakukan Pengawasan Kearsipan untuk mengetahui capaian nilanya dengan kegiatan Audit Kearsipan.
“Pada saat koordinasi dengan pihak ANRI, bahwa waktu terakhir hasil audit kearsipan internal yang akan dilakukan verifikasi ANRI adalah tanggal 30 Juni 2021, sehingga kalau dilihat dari waktu kami hanya punya waktu audit sebulan untuk melakukan audit, “tutur Lourensius.
Pada Bulan Juni Tahun 2021 ia katakan berdasarkan Peraturan Arsip Nasional Negara Republik Indonesia Nomor 6 tahun 2019 tentang Pengawasan Kearsipan,DPKD melakukan 3 (tiga) sampling terhadap PD untuk dilakukan audit kearsipan internal dan telah dilakukan verifikasi oleh ANRI. Dimana dari nilai tertinggi tersebut diberikan penghargaan oleh Gubernur Kalimantan Timur sebagai Pengelola Kearsipan Dinamis Terbaik.
“Untuk pengawasan kearsipan eksternal kita telah melakukan pengawasan kearsipan dalam bentuk audit kearsipan internal pada tahun 2017 sampai dengan sekarang. Telah dilakukan pemberian penghargaan melalui panji panji keberhasilan dibidang penyelenggaraan kearsipan terbaik kepada LKD Kabupaten/Kota oleh Gubernur setiap tahunnya, “imbuhnya.
Diketahui, Narasumber kegiatan tersebut diantarnya Zita Asih Suprastiwi selaku Kepala Pusat Akreditasi Kearsipan ANRI, Prahesti Pandanwangi selaku Direktur Aparatur Negara Bappenas. Adapun Pesertanya mulai dari Kepala Dinas, Badan dan Kantor Lingkungan Pemprov Kaltim atau yang mewakili dan Kepala LKD Kabupate/Kota. (pt)