Memahami TTE: Tujuan Penggunaan dan Fungsi
Samarinda – Tanda tangan merupakan sebuah tanda identitas diri seseorang yang ditampilkan dalam lambang tertulis. Tanda tangan biasanya dibubuhkan pada sebuah surat atau dokumen sebagai bukti keabsahan sebuah dokumen.
Pada umumnya tanda tangan dibuat dengan menggunakan pena yang biasa disebut dengan tanda tangan basah. Namun memasuki era digital ini, tanda tangan turut bertransformasi dalam bentuk Tanda Tangan Elektronik (TTE) yang diterbitkan dalam bentuk dokumen digital.
Lantas, apa sih pengertian TTE itu? Simak penjelasan berikut!
Secara istilah, ada dua makna yang dipahami sebagai TTE. Pertama adalah sebuah tanda tangan yang dibubuhkan dengan menggunakan perangkat elektronik. Tanda tangan ini dilakukan secara langsung namun menggunakan perangkat elektronik. Contohnya, adalah saat kita melakukan tanda tangan di sebuah tab, smartphone, atau perangkat elektronik lainnya.
Sementara, TTE yang dimaksud oleh Kementerian Komunikasi dan Informatika (Kemkominfo) adalah tanda tangan elektronik yang terdiri atas informasi elektronik yang dilekatkan, terasosiasi, atau terkait dengan informasi elektronik lainnya yang digunakan sebagai alat verifikasi dan autentikasi data lewat Sertifikat Elektronik yang diterbitkan oleh Penyelenggara Sertifikasi Elektronik (PSrE) Indonesia.
Pranata Komputer Ahli Muda Bidang Aplikasi Informatika (Aptika) Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Kalimantan Timur (Diskominfo Kaltim), Fery menjelaskan, TTE atau digital signature adalah sebuah kode unik yang disuntikkan ke dalam sebuah file yang di-generate oleh sebuah server milik lembaga, badan, atau pihak yang melayani penggunaan tanda tangan elektronik.
“Jadi TTE itu invisible, tidak bisa terlihat secara visual. TTE hanya bisa dicek di file asli karena sifatnya digital. Kalau pun dokumennya dicetak, itu hanya untuk memudahkan saja, karena kita terbiasa dengan dokumen fisik. Nah tampilan TTE itu dapat terlihat dalam bentuk barcode, QR-code, logo, atau penanda tertulis: Dokumen Ini Telah Ditandatangani Secara Elektronik,” jelas Fery, Jumat (30/12/2022).
Cara mengecek keaslian dokumen yang ditandatangani secara elektronik, dapat dilakukan dengan memindai barcode/QR-code yang ditampilkan sebagai penanda TTE. Hasil pemindaian nantinya akan mengarah pada file asli sesuai dengan domain resmi yang mengeluarkan dokumen tersebut.
“Jadi tergantung setting pengalamatan TTE itu. Kalau kita, karena kita menggunakan aplikasi tata naskah Sistem Informasi Digital Administrasi atau SIDA, pengalamatan TTE kita alamatkan ke sida.kaltimprov.go.id,” terangnya.
Diskominfo Kaltim sendiri, telah memulai transformasi digital dengan tanda tangan elektronik sejak 2020. Awalnya, Diskominfo membangun sistem tata kelola naskah digital melalui aplikasi e-office dalam versi satu, dua, dan tiga. Kemudian disempurnakan menjadi SIDA.
Konsep penggunaan TTE, kata Fery memang harus dilengkapi dengan sebuah sistem elektronik atau aplikasi. Sebagai contoh dalam hal tata naskah digital, aplikasi dapat mengakomodir dan mengatur jalur koordinasi internal. Sehingga alur penandatanganan tetap berjalan sesuai aturan, tanpa memangkas proses yang biasa berjalan secara berjenjang. Baik dari bawah hingga pimpinan ataupun sebaliknya.
“Intinya memudahkan. Tidak terbatas lagi oleh kendala ruang dan waktu. Kapan dan dimana saja selama memiliki perangkat yang terhubung dengan internet, sistem bisa diakses sehingga prosesnya pun akan lebih cepat. Outputnya dokumen surat keluar,” ujar alumnus Teknik Informatika Institut Sains dan Teknologi (IST) Akprind Yogyakarta ini.
Hingga saat ini, sudah ada sekitar 22 Perangkat Daerah (PD) dan Unit Kerja (UK) lingkup pemerintah provinsi yang telah menggunakan TTE melalui aplikasi SIDA. Beberapa PD, juga mengembangkan sistem secara mandiri yang dokumen outputnya juga memanfaatkan TTE.
Pada prinsipnya, tujuan TTE hadir sebagai bentuk transformasi digital yang menawarkan kemudahan, kecepatan, dan efisiensi dalam bekerja. Jika biasanya membutuhkan waktu berhari-hari untuk menandatangani ribuan dokumen secara konvesional, maka dengan menggunakan tanda tangan elektronik hanya butuh waktu singkat dalam sekali kerja untuk menyelesaikannya.
“Misal ada seribu dokumen, kita tinggal sekali masukkan kode, sudah tertanda tangan semua,” tutur Fery menganalogikan.
Dari sisi keamanan pun, tanda tangan elektronik lebih aman dibandingkan tanda tangan basah. Tanda tangan konvensional lebih mudah dipalsukan. Siapa pun dapat meniru tanda tangan seseorang dengan sangat mirip. Untuk membuktikan keaslian tanda tangan basah, harus mendatangkan ahli forensik. Sementara TTE, lebih mudah diideteksi keasliannya secara digital. Dengan memindai barcode TTE lalu mengecek keaslian dokumennya.
“Jika terjadi pemalsuan, kita bisa cek dari sub-domainnya. Dokumen aslinya kita download lalu verifikasi melalui PDF reader atau secara online. Tidak perlu mendatangkan ahli forensik, kita sudah tahu tanda tangan itu asli atau bukan.”
Secara subtansial, TTE harus dipahami sebagai indentitas pribadi yang harus sangat dijaga tingkat kerahasiaannya. Pemilik akun TTE, idealnya tidak membagi password akun kepada siapa pun. Meski pada asisten pribadi dengan alasan apa pun.
Diskominfo menarget, pada 2023 seluruh PD lingkup Pemprov Kaltim sudah dapat bertransformasi menggunakan TTE. Setelah penguatan dalam internal pemerintahan, penggunaan TTE juga akan disosialisasikan secara masif kepada masyarakat. (KRV/pt)
Ilustrasi Foto: IST