DPKD Kaltim Lakukan Pengawasan Penyelenggaraan Kearsipan

•   Nichita Heryananda Putri
•   31 Maret 2021
•   3:26pm
•   Berita
•   343 kali dilihat

SAMARINDA— Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Daerah (DPKD) Prov Kaltim melakukan pengawasan terhadap penyelenggaraan kearsipan di lingkup Organisasi Perangkat Daerah (OPD) Pemprov Kaltim.

Kedatangan Tim DPKD juga dilakukan ke Diskominfo Kaltim, dengan melakukan pengambilan data kondisi faktual pengelolaan arsip dinamis serta melihat sarana prasarana, sumber daya manusia, penataan arsip dan record center arsiparis yang tersedia, Kamis (31/3/2021).

Kepala Seksi Kearsipan Internal DPKD, Zainuddin menjelaskan pengawasan sebagai perwujudan budaya tertib arsip. Tertib arsip dapat dirasakan saat dibutuhkan. Penyelenggaraan kearsipan harus sesuai dengan prinsip, kaidah dan standar kearsipan. Sehingga, guna menjamin pencipta arsip menyelenggarakan kearsipan maka dilaksanakan pengawasan.

“Pengelolaan arsip yang tepat, maka mekanisme kearsipan akan baik. Mulai dari pengurusan surat masuk dan surat keluar, penggunaan arsip, sistem penyimpanan arsip, pemeliharaan arsip dan penyusutan arsip serta mengetahui kendala dalam pengelolaan arsip dinamis,” ucapnya.

Ditambahkan Zainuddin, monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan yang dilakukan pada aspek prasarana dan sarana kearsipan adalah untuk menilai perkembangan ketersediaan, fungsionalitas dan fasilitas sarana serta prasarana kearsipan.  

Selain itu, adanya monitoring tindak lanjut hasil pengawasan kearsipan pada aspek sumber daya manusia (SDM) kearsipan untuk menilai perkembangan pemenuhan jumlah, kompetensi, tugas dan tanggung jawab pejabat struktural, arsiparis dan pengelola arsip.

Tim DPKD juga menuju ruang Sekretariat dan bidang-bidang untuk melihat secara langsung penataan arsip dinamis dan pencatatan surat masuk dan keluar yang digunakan.

“Untuk hal-hal yang kurang, bisa diperbaiki untuk meningkatkan pengelolaan arsip di Diskominfo,” katanya. (cht/pt)