PENGELOLAAN DOMAIN DAN WEBSITE PERANGKAT DAERAH DI LINGKUNGAN PEMPROV. KALTIM

PENDAHULUAN

Dasar Kegiatan

  1. Undang-Undang Nomor 23 Tahun 2014, tentang Pemerintahan Daerah;
  2. Undang-Undang Nomor 11 Tahun 2008, tentang Informasi dan Transaksi Elektronik;
  3. Undang-Undang Nomor 14 Tahun 2008, tentang Keterbukaan Informasi Publik;
  4. Peraturan Menteri Kominfo Nomor 14 Tahun 2016, Pedoman Nomenklatur Perangkat Daerah Bidang Komunikasi Dan Informatika;
  5. Peraturan Menteri Komunikasi dan Informatika No. 28 Tahun 2006 tentang Penggunaan Nama Domain .go.id untuk Situs Web Resmi Pemerintah Pusat dan Daerah.
  6. Peraturan Daerah Nomor 08 Tahun 2008, tentang Organisasi Dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Kalimantan Timur;
  7. Peraturan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 45 Tahun 2008, tentang Penjabaran Tugas Pokok, Fungsi dan Tata Kerja Dinas Daerah Provinsi Kalimantan Timur;
  8. Keputusan Gubernur Kalimantan Timur Nomor 489.2/K.169/2016, tentang Pembentukan Tim Pengelola Operator Website di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur;
  9. Surat Keputusa Kepala Dinas Kominfo Prov. Kaltim Nomor 489.2/020/II/Diskominfo/2016, tentang Tim Editing/Perubahan Website SKPD di Lingkungan Pemerintah Provinsi Kalimantan Timur Tahun Anggaran 2016.

Pengantar

Organisasi pemerintah yang berbasis kepada Teknologi Informasi menjadi hal yang sangat penting dalam abad ke dua puluh satu di era milineum ketiga ini. Teknologi Informasi adalah suatu teknologi yang digunakan untuk mengolah data, termasuk memproses, mendapatkan, menyusun, menyimpan, memanipulasi data dalam berbagai cara untuk menghasilkan informasi yang berkualitas, yaitu informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Kekuatan suatu organisasi pemerintahan akan sangat tergantung kepada informasi atau pengetahuan yang dimilikinya, informasi akan menjadi perekat unsur-unsur yang ada dalam suatu organisasi.

Organisasi yang berbasis kepada Teknologi Informasi akan berkembang dengan cepat bersamaan dengan makin tersedianya perangkat komputer yang murah dan mudah didapat. Beberapa periode yang lalu sedikit sekali orang mendapatkan manfaat dari penggunaan komputer. Namun pada saat sekarang ini, kebutuhan akan informasi yang realtime sudah menjadi kebutuhan utama dimana akses informasi tersebut tidak hanya diperoleh melalui komputer (PC), namun bisa juga diakses melalui laptop, handphone dan gadget yang terbaru melalui jaringan internet. Penggunaan internet mempunyai kemampuan menghubungkan keperluan penduduk, bisnis, dan kegiatan lainnya. Bisa merupakan suatu proses transaksi bisnis antara publik dengan pemerintah melalui sistem otomasi, lebih umum lagi dikenal sebagai world wide web.

Sejalan dengan itu, peran dan fungsi pemerintah dalam kerangka mensosialisasikan kebijakan dan informasi yang cepat sangat mutlak diperlukan. Salah satu langkah yang dilakukan adalah dengan membuat suatu portal website. Dengan adanya website, informasi, komunikasi, dan transaksi antara masyarakat dan pemerintah dilakukan via internet. Sehingga ada beberapa manfaat yang dihasilkan seperti misalnya, komunikasi dalam sistem administrasi berlangsung dalam hitungan jam, bukan hari atau minggu. Artinya, pelayanan pemerintah pada masyarakat menjadi sangat cepat, service dan informasi dapat disediakan 24 jam sehari, tujuh hari dalam seminggu. Informasi dapat dicari dari kantor, rumah, bahkan mobile dimanapun tanpa harus hadir secara langsung. Fungsi ini disebut sebagai fungsi pelayanan pemberian informasi secara G2C (Government to Citizen). Fungsi lainnya adalah G2B (Government to Business), dan G2G (Government to Government).

Pada perkembangannya fungsi website diharapkan tidak hanya berfungsi sebagai sumber informasi yang bersifat pasif, namun diharapkan bisa bersifat dinamis, sehingga fungsi dan peran website menjadi dua arah dan timbul efek timbal balik. Seperti telah di jelaskan dalam Instruksi Presiden No. 3 tahun 2003 tentang Kebijakan dan Strategi Nasional Pengembangan E-Government, yang mana berangkat dari pemikiran tentang pertimbangan pemanfaatan Teknologi Informasi dalam proses pemerintahan yang diyakini akan meningkatkan efesiensi, efekstifitas, transparansi serta akuntabilitas penyelenggaraan pemerintahan. Dengan terwujudnya website yang bersifat dinamis, diharapkan akan diperoleh aliran informasi yang optimal antara pemerintah-masyarakat dan sebaliknya, sehingga masyarakat akan terbangun rasa memiliki dan rasa kebutuhan akan website tersebut sebagai penyambung aspirasinya. Seiring dengan itu dengan adanya kemanfaatan website tersebut akan semakin meningkatkan efesiensi dan efektifitas penyelenggaraan pemerintahan.

Unsur terpenting dari sebuah tampilan yang efektif situs web di internet adalah isi (content) dan disain yang baik serta menarik. Sebuah situs web pemerintah daerah mempunyai persyaratan minimal untuk isi. Pengelola situs web pemerintah daerah harus mampu menentukan apa yang diharapkan oleh para pengguna mengenai apa yang seharusnya ada di situs web. Isi minimal pada setiap situs web pemerintah daerah adalah sebagai berikut :

  • Selayang Pandang

Menjelaskan secara singkat tentang keberadaan Pemerintah Daerah bersangkutan (sejarah, motto daerah, lambang dan arti lambang, lokasi dalam bentuk peta, visi dan misi).

  • Pemerintahan Daerah

Menjelaskan struktur organisasi yang ada di Pemerintah Daerah bersangkutan (eksekutif, legislatif) beserta nama, alamat, telepon, e-mail dari pejabat daerah. Jika memungkinkan biodata dari Pimpinan Daerah ditampilkan agar masyarakat luas mengetahuinya.

  • Geografi

Menjelaskan antara lain tentang keadaan topografi, demografi, cuaca dan iklim, sosial dan ekonomi, budaya dari daerah bersangkutan. Semua data dalam bentuk numeris atau statistik harus mencantumkan nama instansi dari sumber datanya.

  • Peta Wilayah dan Sumberdaya

Menyajikan batas administrasi wilayah dalam bentuk peta wilayah (sebaiknya digunakan peta referensi yang dikeluarkan oleh Badan Koordinasi Survei dan Pemetaan Nasional – Bakosurtanal, atau instansi pemerintah lainnya yang mempunyai tugas pokok dan fungsi pembuat peta), dan juga sumberdaya yang dimiliki oleh daerah bersangkutan dalam bentuk peta sumberdaya (digunakan peta referensi yang dikeluarkan oleh instansi pemerintah yang mempunyai tugas pokok dan fungsi pembuat peta) yang dapat digunakan untuk keperluan para pengguna.

  • Peraturan/Kebijakan Daerah

Menjelaskan Peraturan Daerah (Perda) yang telah dikeluarkan oleh Pemerintah Daerah bersangkutan. Melalui situs web pemerintah daerah inilah semua Perda yang telah dikeluarkan dapat disosialisasikan kepada masyarakat luas.

  • Buku Tamu

Tempat untuk menerima masukan dari pengguna situs web pemerintah daerah bersangkutan.

Hal Penting yang harus diperhatikan dalam Website Pemerintah adalah :

  1. Lengkap, Akurat, dan Cepat

Informasi yang disajikan lebih lengkap, lebih akurat, dan cepat. Kelengkapan dan keakuratan informasi di website pemerintah lebih penting dibanding kecepatan update. Ini yang membuat berbeda dari media massa swasta. Dengan tiga hal ini, maka website pemerintah akan lebih dibutuhkan masyarakat, termasuk wartawan dari media massa yang akan mempublikasikan kembali informasi di medianya masing-masing.

  1. Menu dan Navigasi

Menu konten yang disajikan harus didefinisikan dari awal pembuatan website. Apa saja menu yang strategis perlu dijadikan sub kanal di homepage. Penentuan menu sangat tergantung dari tujuan website tersebut dibuat. Apakah lebih mengedepankan pelayanan masyarakat atau mengedepankan penyampaian informasi sebuah kebijakan. Website yang baik adalah yang memiliki navigasi yang mudah dimengerti oleh pembacanya. Begitu pembaca masuk ke website tersebut, dia akan dengan mudah mengetahui ke bagian mana dia akan berselancar.

  1. Konten dan Penyajian

Konten atau isu apa yang akan disajikan. Ini harus diperhitungkan, karena menyangkut target pembaca yang akan dituju dan terkait dengan kebutuhan SDM. Penyajian konten juga diperhatikan, apakah menyajikan konten itu dengan tulisan layaknya berita atau menyajikannya secara utuh, dan sebagainya.

  1. Konvergensi

Di era  saat ini, informasi tidak hanya disajikan lewat teks. Tapi juga melalui foto dan video. Apabila website pemerintah bisa menyajikan ketiga bentuk konten ini, maka itu akan lebih baik, harapan pembaca agar mengetahui permasalahan secara detil akan terwujud.

  1. Pelayanan dan Interaksi

Di mana pun, lembaga pemerintah adalah lembaga pelayanan. Karena itu, di website pemerintah harus ada fasilitas pelayanan untuk masyarakat. Begitu juga dengan interaksi dengan pembaca/masyarakat. Website memungkinkan komunikasi yang terjalin dua arah. Bahkan, website pemerintah akan lebih strategis kalau bisa menjadikan interaksi dengan masyarakat lebih banyak.

  1. Search

Tidak setiap orang akan terus datang ke website pemerintah tiap hari. Masyarakat akan datang ke website pemerintah bila perlu. Karena itu, fasilitas ‘search’ sangat penting. Pembaca akan dengan mudah mencari informasi dengan mengetikkan kata kunci di fasilitas search.

  1. Kecepatan Akses

Dukungan kecepatan akses untuk website pemerintah sangat penting. Arsitektur IT dalam pembangunan website pemerintah harus dibangun dari awal, termasuk dalam perencenaa penyediaan server dan storage, hosting, dan lain-lain.

  1. Mobile Platform

Website pemerintah akan lebih baik bila bisa diakses kapan pun dan di mana pun, dan menggunakan alat apa pun. Karena itu, website pemerintah harus pula dibuatkan platform mobile-nya, sehingga pembaca bisa mencari informasi melalui gadget berlayar kecil di mana pun. Ingat! Dalam beberapa tahun mendatang, pembaca internet akan lebih besar dari mobile.

  1. Share Social Media

Karakter pembaca media online saat ini tidak hanya membaca, tapi juga melakukan aktivitas lain: berdiskusi maupun ikut menyebarkan informasi. Karena social media menjadi kekuatan yang luar biasa, terutama Indonesia, penyebaran informasi melalui social media akan lebih efektif.

Fungsi dan Maksud Kegiatan

Kegiatan Pengelolaan Domain dan Website SKPD Pemprov. Kaltim antara lain adalah :

  1. Terjaganya layanan publikasi melalui media online (website) agar tetap berfungsi setiap saat
  2. Termonitornya penggunaan website SKPD
  3. Terintegrasinya informasi yang disediakan oleh masing-masing website resmi pemerintah di lingkungan Pemprov. Kaltim
  4. Terdaftarnya seluruh website SKPD dengan menggunakan domain .go.id.

PEMBAHASAN

  • Uraian Tugas

Bedasarkan Surat Keputusan Kepala Diskominfo di atas dan merupakan Tupoksi Bidang Aptel, maka tim pengelola kegiatan memiliki tugas sebagai berikut :

  1. Menyusun anggaran dan rencana kegiatan
  2. Merancang pembaharuan tampilan website SKPD di lingkungan Pemprov. Kaltim
  3. Melakukan pengumpulan materi-materi berupa data dan informasi dari SKPD di di lingkungan Pemprov. Kaltim untuk pemutakhiran data dan informasi
  4. Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dalam pengembangan website SKPD
  5. Melakukan monitoring penggunaan website SKPD
  6. Melakukan asistensi/bimbingan kepada operator website SKPD
  7. Memberikan masukan kepada SKPD untuk mengupdate data/informasi yang disajikan
  8. Mengupload database dan desain ke dalam server website
  9. Melaksanakan pemeliharaan jaringan/peralatan website
  10. Membuat laporan dan evaluasi tertulis kepada Kepala Diskominfo Prov. Kaltim.
  • Sasaran Kegiatan

Sasaran Kegiatan dimaksud adalah operator website SKPD dan SKPD di lingkungan Pemprov. Kaltim.

  • Jadwal Kegiatan

Regtrasi domain Kaltimprov.go.id terakhir dilakukan pada tahun 2016 dan didaftarkan untuk 2 (dua) tahun kedepan :

Domain ID:PANDI-DO283591Domain Name:KALTIMPROV.GO.IDCreated On:29-Jan-2007 13:35:14 UTCLast Updated On:18-Jan-2016 04:42:03 UTCExpiration Date:31-Jan-2018 23:59:59 UTCStatus:ok

Untuk kegiatan monitoring website SKPD dilakukan setiap hari kerja dan direkap serta dilaporkan kepada kepala seksi Pengelola Domain dan Aplikasi setiap hari jumat.

  • Anggaran

Besar anggaran berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD Diskominfo Prov. Kaltim tahun anggaran 2016 untuk program fasilitasi peningkatan SDM bidang Komunikasi dan Informasi, kegiatan Pengelolaan Domain dan website SKPD di lingkungan Pemprov. Kaltim  sebesar RP. 105.600.000,- (seratus lima juta enam ratus ribu rupiah).

Anggaran ini digunakan untuk membayar honor jasa pendukung kegiatan (Tenaga Alih Daya/TAD) yang bertugas membantu kegiatan selama 12 (dua belas) bulan.

  • Pelaksanaan

Dalam suatu pengembangan website ada beberapa tingkatan, yaitu :

  1. Fase pertama merupakan fase penampilan website (web presence) yang berisi informasi dasar yang dibutuhkan masyarakat.
  2. Fase kedua merupakan fase interaksi yaitu isi informasi yang ditampilkan lebih bervariasi, seperti fasilitas download dan komunikasi e-mail dalam website pemerintah.
  3. Fase ketiga, tahap transaksi berupa penerapan aplikasi/formulir untuk secara online mulai diterapkan.
  4. Fase empat adalah tingkat Pemanfaatan yang berisi Pembuatan aplikasi untuk pelayanan yang bersifat Government to Government (G2G), Government to Business (G2B), Government to Citizen (G2C).

Pada fase pertama website mulai dirilis untuk dikenalkan kepada masyarakat. Persyaratan minimal website pemerintahan ada dalam fase ini. Pada fase kedua sudah mulai terbentuk komunikasi dua arah antar server dengan klien sehingga website mulai bersifat dinamis. Pada fase ketiga, aplikasi pemerintahan yang biasanya bersifat konvensional dengan hardcopy mulai di konversi kedalam bentuk softcopy. Dari perubahan bentuk hardcopy ke dalam softcopy ini sudah mulai didapatkan manfaat dari ke-efesiensian biaya, misalkan biasanya selalu menggunakan kertas sekarang menjadi berupa file (paperless), sehingga mengurangi biaya pembelian kertas dan tinta. Pada fase ke empat semua aplikasi pemerintahan sudah berbasis web, untuk itu dibutuhkan konversi pemrograman yang bukan berbasis web kedalam bentuk web.

PEMBAHASAN

Uraian Tugas

Bedasarkan Surat Keputusan Kepala Diskominfo di atas dan merupakan Tupoksi Bidang Aptel, maka tim pengelola kegiatan memiliki tugas sebagai berikut :

  1. Menyusun anggaran dan rencana kegiatan
  2. Merancang pembaharuan tampilan website SKPD di lingkungan Pemprov. Kaltim
  3. Melakukan pengumpulan materi-materi berupa data dan informasi dari SKPD di di lingkungan Pemprov. Kaltim untuk pemutakhiran data dan informasi
  4. Melakukan koordinasi dan sinkronisasi dalam pengembangan website SKPD
  5. Melakukan monitoring penggunaan website SKPD
  6. Melakukan asistensi/bimbingan kepada operator website SKPD
  7. Memberikan masukan kepada SKPD untuk mengupdate data/informasi yang disajikan
  8. Mengupload database dan desain ke dalam server website
  9. Melaksanakan pemeliharaan jaringan/peralatan website
  10. Membuat laporan dan evaluasi tertulis kepada Kepala Diskominfo Prov. Kaltim.

Sasaran Kegiatan

Sasaran Kegiatan dimaksud adalah operator website SKPD dan SKPD di lingkungan Pemprov. Kaltim.

Jadwal Kegiatan

Regtrasi domain Kaltimprov.go.id terakhir dilakukan pada tahun 2016 dan didaftarkan untuk 2 (dua) tahun kedepan :

Domain ID:

Domain ID:PANDI-DO283591

Domain Name:KALTIMPROV.GO.ID

Created On:29-Jan-2007 13:35:14 UTC

Last Updated On:18-Jan-2016 04:42:03 UTC

Expiration Date:31-Jan-2018 23:59:59 UTC

Status:ok

Untuk kegiatan monitoring website SKPD dilakukan setiap hari kerja dan direkap serta dilaporkan kepada kepala seksi Pengelola Domain dan Aplikasi setiap hari jumat.

Anggaran

Besar anggaran berdasarkan Dokumen Pelaksanaan Anggaran (DPA) SKPD Diskominfo Prov. Kaltim tahun anggaran 2016 untuk program fasilitasi peningkatan SDM bidang Komunikasi dan Informasi, kegiatan Pengelolaan Domain dan website SKPD di lingkungan Pemprov. Kaltim  sebesar RP. 105.600.000,- (seratus lima juta enam ratus ribu rupiah).

Anggaran ini digunakan untuk membayar honor jasa pendukung kegiatan (Tenaga Alih Daya/TAD) yang bertugas membantu kegiatan selama 12 (dua belas) bulan.

Pelaksanaan

Dalam suatu pengembangan website ada beberapa tingkatan, yaitu :

  1. Fase pertama merupakan fase penampilan website (web presence) yang berisi informasi dasar yang dibutuhkan masyarakat.
  2. Fase kedua merupakan fase interaksi yaitu isi informasi yang ditampilkan lebih bervariasi, seperti fasilitas download dan komunikasi e-mail dalam website pemerintah.
  3. Fase ketiga, tahap transaksi berupa penerapan aplikasi/formulir untuk secara online mulai diterapkan.
  4. Fase empat adalah tingkat Pemanfaatan yang berisi Pembuatan aplikasi untuk pelayanan yang bersifat Government to Government (G2G), Government to Business (G2B), Government to Citizen (G2C).

Pada fase pertama website mulai dirilis untuk dikenalkan kepada masyarakat. Persyaratan minimal website pemerintahan ada dalam fase ini. Pada fase kedua sudah mulai terbentuk komunikasi dua arah antar server dengan klien sehingga website mulai bersifat dinamis. Pada fase ketiga, aplikasi pemerintahan yang biasanya bersifat konvensional dengan hardcopy mulai di konversi kedalam bentuk softcopy. Dari perubahan bentuk hardcopy ke dalam softcopy ini sudah mulai didapatkan manfaat dari ke-efesiensian biaya, misalkan biasanya selalu menggunakan kertas sekarang menjadi berupa file (paperless), sehingga mengurangi biaya pembelian kertas dan tinta. Pada fase ke empat semua aplikasi pemerintahan sudah berbasis web, untuk itu dibutuhkan konversi pemrograman yang bukan berbasis web kedalam bentuk web.

REKAP KEGIATAN PENGELOLAAN WEBSITE SKPD PEMPROV. KALTIM

DINAS KOMUNIKASI DAN INFORMATIKA PROV. KALTIM

TAHUN ANGGARAN 2016

NO

SURAT MASUK PENYELESAIAN

HASIL DAN SOLUSI

TANGGAL NOMOR ASAL PERIHAL
1 04 Feb 2016 521.1.88.SPB.II.2016 Dinas Pertanian Tanaman Pangan Prov. Kaltim Permohonan Perubahan IP Subdomain 05 Februari 2016 Diarahkan ke IP yang baru
2 10 Feb 2016 489/258/8KUP/02/2016 Dinas Perternakan Prov. Kaltim Permohonan Domain Email Resmi 10 Februari 2016 Dibuatkan email resmi
3 08 Mar 2016 050/332/PRK-Bapp/2016 Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Prov. Kaltim Permohonan  Redirek Aplikasi 09 Maret 2016 Dilakukan redirek
4 18 Mar 2016 800/0194/DISHUB/III/2016 Dinas Perhubungan Prov. Kaltim Nama Domain 21 Maret 2016 Diarahkan ke IP yang baru
5 18 Apr 2016 445/1982/RKSD/IV/2016 RSUD. Dr. Kanujoso Djatiwibowo Pendaftaran Nama Domain Website SKPD 18 April 2016 Didaftarkan nama domain yang baru
6 21 Jun 2016 489/1234/PKUP/06/2016 Dinas Perternakan Prov. Kaltim Email Dinas Peternakan Prov. Kaltim 21 Juni 2016 Dibuatkan email resmi
7 20 Jul 2016 230/DDPI-Kaltim/VII/2016 Dewan Daerah Perubahan Iklim (DDPI) Perubahan IP Server Website 20 Juli 2016 Diarahkan ke IP yang baru
8 03 Ags 2016 903/289/Bapeltan Badan Ketahanan Pangan dan Penyuluhan Prov. Kaltim Permohonan Subdomain Website 04 Agustus 2016 Dibuatkan subdomain website
UPTB. Balai Pelatihan
9 26 Sep 2016 489/1528/DS-TW/2516 Dinas Sosial Prov. Kaltim Perubahan IP Server Website 26 September 2016 Diarahkan ke IP yang baru
10 05 Okt 2016 489.1/1110/BAD-NSA Badan Arsip Daerah Prov. Kaltim Perubahan IP Server Website 06 Oktober 2016 Diarahkan ke IP yang baru
11 02 Nov 2016 279/DDPI-Kaltim/XI/2016 Dewan Daerah Perubahan Iklim (DDPI) Perubahan IP Server DDPI Kaltim 03 November 2016 Diarahkan ke IP yang baru
12 04 Nov 2016 489.1/1225/BPBD-I/2016 Badan Penanggulangan Bencana Daerah Prov. Kaltim Permohonan Perubahan Alamat Website BPBD Prov. Kaltim 04 November 2016 Diarahkan ke IP yang baru
13 12 Nov 2016 489/1962/03-06/2016 Dinas Sosial Prov. Kaltim Perubahan IP Server Website 12 November 2016 Diarahkan ke IP yang baru
14 17 Nov 2016 895.4/1348/BAD-NSA Badan Arsip Daerah Prov. Kaltim Perubahan IP Server Website 17 November 2016 Diarahkan ke IP yang baru
15 22 Nov 2016 551.53/0873/XI/2016 Dinas Perhubungan Prov. Kaltim Penggantian dan Penambahan IP untuk http://dishub.kaltimprov.go.id 23 November 2016 Diarahkan ke IP yang baru

PENUTUP

Dengan dilaksanakannya kegiatan ini, diharapkan peningkatan kualitas pengelolaan website resmi SKPD di lingkungan Pemprov. Kaltim  dapat ditingkatkan, sehingga kemudahan akses informasi yang diterima oleh masyarakat dapat terus berjalan.

Akhirnya kami mengucapkan terima kasih atas segala perhatian dan partisipasi dari bidang-bidang di lingkungan Dinas Komunikasi dan Informatika Provinsi Kalimantan Timur dalam upaya layanan yang selama ini telah dilakukan oleh Bidang Aplikasi Informatika.