Sekretariat

SEKRETARIAT

Struktur Organisasi
Struktur Organisasi Sekretariat
Sekretaris
Pejabat Eselon III
Kepala Sub Bagian
Pejabat Eselon IV
Jabatan Fungsional Tertentu
Pejabat Fungsional Tertentu
Jabatan Fungsional Umum
Pejabat Fungsional Umum
Tenaga Alih Daya
Tenaga Kontrak

Tugas Pokok

Menyiapkan bahan perumusan bahan kebijakan, koordinasi, perencanaan program, administrasi umum, kepegawaian, ketatalaksanaan, perlengkapan dan administrasi keuangan, monitoring, evaluasi serta pelaporan.

Fungsi

Penyiapan bahan perumusan kebijakan, perencanaan program, administrasi umum, kepegawaian, dan keuangan serta pelaporan
Penyiapan bahan koordinasi dan sinkronisasi perencanaan program, administrasi umum dan kepegawaian , serta keuangan.
Penyiapan bahan koordinasi dan sinkronisasi ketatalaksanaan, perlengkapan dan pemeliharaan asset, perpustakaan dan hokum, pejabat pengelola informasi dan dokumentasi serta pengaduan masyarakat.
Penyiapan bahan koordinasi da sinkronisasi penyusunan dan pelaporan keuangan, monitoring dan evaluasi serta verifikasi dan akuntansi pemerintahan berbasis akrual.
Pelaksanaan koordinasi dan sinkronisasi administrasi umum dan kepegawaian, perencanaan dan pelaporan, serta keuangan UPTD.
Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan sesuai dengan bidang tugas dan fungsinya .

Struktur Organisasi

JABATAN STRUKTURAL

Hj. Eka Wahyuni, S.Sos., M.M.

Sekretaris

NIP. 19660204 198609 2 001
Pembina Tk. I (IV/b)

SEKRETARIS

Uraian Tugas Sekretaris

Merencanakan Operasional program kerja Sekretariat berdasarkan tugas permasalahan dan kebijakan sesuai dengan renstra dinas Komunikasi dan Informatika sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;
Membagi tugas kepada bawahan untuk menghimpun bahan rencana kegiatan dari masing-masing bidang sebagai bahan penyusunan rencana kerja;
Melaksanakan penyeliaan dengan cara memeriksa dan memonitor tugas bawahan dalam rangka menilai kinerja bawahan;
Menyusun perencanaan program kerja Dinas Komunikasi dan Informatika dengan mengkoordinasikan kepada semua bidang berdasarkan peraturan yang berlaku sesuai dengan renstra Dinas;
Menyelenggarakan pengelolaan administrasi keuangan berdasarkan peraturan yang berlaku untuk mendukung kelancaran keuangan Dinas Komunikasi dan Informatika;
Menyelenggarakan pengelolaan administrasi umum dan Kepegawaian berdasarkan peraturan yang berlaku agar tertib administrasi kepegawaian dan mendukung kelancaran tugas-tugas DinasKomunikasi dan Informatika;
Menyelenggarakan pengelolaan administrasi perlengkapan berdasarkan peraturan yang berlaku untuk mendukung kebutuhan perlengkapan Dinas Komunikasi dan Informatika;
Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan Sekretariat berdasarkan rencana kerja dan realisasinya untuk mengetahui tingkat pencapaian program;
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan pertanggungjawaban kepada atasan ;
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

Agus Priyanto, S.Sos

Kasubbag Umum dan Kepegawaian

NIP. 19661009 198903 1 012
Penata Tingkat I (III/d)

Dra. Hj. Normalina, M.Si

Kasubbag Perencanaan Program

NIP. 19651223 198603 2 009
Pembina (IV/a)

Arminiwati, SE

Kasubbag Keuangan

NIP. 19710815 200212 2 010
Penata (III/c)

SUB BAGIAN UMUM DAN KEPEGAWAIAN

Uraian Tugas Kasubbag Umum

Merencanakan kegiatan sub bagian Umum berdasarkan tugas permasalahan dan kebijakan sesuai dengan renstra dinassebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;
Membagi tugas kepada bawahan untuk menghimpun bahan rencana kegiatan dari masing-masing subbagian sebagai bahan penyusunan rencana kerja;
Membimbing dan memberikan penilaian kinerja bawahan dengan cara memberikan petunjuk dan arahan sebagai langkah pembinaan;
Menyelenggarakan urusan ketatausahaan, kerumahtanggaan, organisasi dan ketatalaksanaan sesuai dengan peraturan untuk mendukung kelancaran tugas-tugas dinas dan UPTD;
Menyelenggarakan pengelolaan administrasi kepegawaian berdasarkan peraturan yang berlaku agar tertib administrasi kepegawaian;
Menyelenggarakan pengelolaan administrasi perlengkapan berdasarkan peraturan yang berlaku untuk mendukung kebutuhan perlengkapan dinas dan UPTD;
Melakukan koordinasi dan penyusunan bahan kerjasama, publikasi dan hubungan masyarakat untuk memberikan informasi tentang pendidikan;
Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan subbag umum berdasarkan rencana kerja dan realisasinya untuk mengetahui tingkat pencapaian program;
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan pertanggungjawaban kepada atasan ;
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

SUB BAGIAN PERENCANAAN PROGRAM

Uraian Tugas Kasubbag Perencanaan

Merencanakan kegiatan sub bagian Perencanaan Programberdasarkan tugas permasalahan dan kebijakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;
Membagi tugas kepada bawahan untuk menghimpun bahan rencana kegiatan dari masing-masing bawahan sebagai bahan penyusunan rencana kerja;
Membimbing dan memberikan penilaian kinerja bawahan dengan cara memberikan petunjuk dan arahan sebagai langkah pembinaan
Menyiapkan bahan penyusunan RKA, DPA, DIPA dan LAKIP berdasarkan usulan dari bidang-bidanguntuk mendukung kelancaran tugas-tugas dinas dan UPTD;
Membuat Laporan Akuntabilitas Kinerja Instansi Pemerintah sesuai peraturan yang berlaku untuk optimalisasi tugas;
Menyiapkan bahan koordinasi penerapan standar pelayanan minimal Dinas dan UPTD sesuai peraturan perundang – undangan yang berlaku sebagai acuan dalam melaksanakan tugas;
Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan subbag Perencanaan berdasarkan rencana kerja dan realisasinya untuk mengetahui tingkat pencapaian program;
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan pertanggungjawaban kepada atasan ;
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

SUB BAGIAN KEUANGAN

Uraian Tugas Kasubbag Keuangan

Merencanakan kegiatan sub bagian Keuanganberdasarkan tugas permasalahan dan kebijakan sebagai pedoman dalam pelaksanaan tugas;
Membagi tugas kepada bawahan untuk menghimpun bahan rencana kegiatan dari masing-masing bawahan sebagai bahan penyusunan rencana kerja;
Membimbing dan memberikan penilaian kinerja bawahan dengan cara memberikan petunjuk dan arahan sebagai langkah pembinaan;
Mengawasi dan mengendalikan kegiatan pembukuan dan administrasi keuangan dalam rangka tertib administrasi keuangan;
Meneliti dan menyempurnakan penyusunan laporan pertanggungjawaban keuangan sesuai realisasi dan bukti-bukti pengeluaran agar tertib administrasi keuangan;
Mengawasi dan mengarahkan pelaksanaan penerimaan, penyimpanan dan pengeluaran anggaran berdasarkan peraturan yang berlaku agar tertib administrasi;
Mengevaluasi pelaksanaan kegiatan subbag Keuangan berdasarkan rencana kerja dan realisasinya untuk mengetahui tingkat pencapaian program;
Melaporkan hasil pelaksanaan tugas kepada atasan sebagai bahan pertanggungjawaban kepada atasan ;
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan baik secara lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

JABATAN FUNGSIONAL TERTENTU

ARSIPARIS

Hamidah

Arsiparis

NIP. 19770407 200801 2 022
Pengatur (II/c)

JABATAN FUNGSIONAL UMUM

Rudy Syavitri,SE

Pengadministrasi Umum

NIP : 19750728 200701 1 009
Penata Muda (III/a)

Mudjiantoro

Pengadministrasi Sarana dan Prasarana

NIP : 19670807 199103 1 016
Penata Muda Tingkat I (III/b)

Herlinawati, A.Md

Pengadministrasi Umum

NIP : 19731124 200901 2 001
Penata Muda (III/a)

PENGADMINISTRASI UMUM

Uraian Tugas :

Melaksanakan administrasi menerima, mencatat, dan memberi nomor agenda surat masuk dan surat keluar
Melaksanakan administrasi kelengkapan dokumen, surat, naskah dan blangko bahan lainnya dari atasan langsung
Melaksanakan penggandaan dokumen
Melaksanakan administrasi arsip surat masuk dan surat keluar
Melaksanakan administrasi surat-surat yang berkaitan dengan kepegawaian
Melaksanakan administrasi surat-surat yang berkaitan dengan barang inventaris
Melaksanakan administrasi Surat Perintah Tugas Pegawai di Lingkungan Diskominfo Prov. Kaltim
Melaksanakan administrasi dokumen pengadaan barang dan jasa
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh atasan baik lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran tugas

PENGADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Uraian Tugas :

Membuat buku penerimaan barang berupa alat tulis kantor yang masuk gudang berdasar dokumen yang diterima.
Membuat kartu barang persediaan alat tulis kantor.
Melayani pengambilan barang persediaan alat tulis kantor sesuai Surat Permintaan Barang (SPB) dari pihak pemakai barang tersebut.
Membuat Surat Perintah Mengeluarkan Barang (SPMB) yang ditandatangani oleh Kasubbag Umum.
Membuat tanda terima pemakaian barang persediaan habis pakai di gudang.
Membuat buku mutasi barang persediaan habis pakai alat tulis kantor.
Membuat laporan penerimaan dan pemakaian barang persediaan habis pakai triwulan I sampai triwulan IV.
Membuat laporan penerimaan dan pemakaian barang persediaan habis pakai semester I dan semester II.
Membuat berita acara stock of name barang persediaan alat tulis kantor.
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan oleh atasan.

PENGADMINISTRASI UMUM

Uraian Tugas :

Menerima, mencatat dan memberi nomor agenda surat masuk dan surat keluar
Mendistribusikan surat masuk dan surat keluar kepada bidang-bidang
Membantu Administrasi kepegawaian
Mengetik surat – surat dinas
Menginput absen hadir (SAO) dan merekap absen PNS dan Tenaga Kontrak
Menyusun Draf Daftar Urutan Kepangkatan
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan baik lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran tugas.

Lukman Hakim, A.Md.

Pengelola Barang Milik Negara

NIP. 19790708 200112 1 002
Penata Muda (III/a)

Hari Adam Suharto

Pengadministrasi Kepegawaian

NIP : 19780324 200801 1 009
Pengatur (II/c)

La Hali

Pengadministrasi Persuratan

NIP : 19770606 200801 1 021
Pengatur Muda (II/a)

PENGELOLA BARANG MILIK NEGARA

Uraian Tugas :

Mengelola BMD (Belanja Modal Kantor) yaitu BMD yang diterimakan setelah diperiksa dan didistribusikan kepada yang mengadakan.
Membuat KIB, KIR dan penglabelan BMD sebagai bahan pengentrian ke Simda BMD.
Memeriksa kondisi barang sebagai bahan usulan penghapusan dan pemusnahan barang.
Membuat laporan belanja modal setiap triwulan dan semester ke BPKAD Prov. Kaltim.
Membuat Rekonsiliasi Simda BMD setiap akhir tahun.
Mengelola administrasi kendaraan operasional dinas.
Membuat laporan penghematan energi triwulan 1 (satu) sd 4 (empat) setiap tahun ke Dinas ESDM Prov. Kaltim.

PENGADMINITRASI KEPEGAWAIAN

Uraian Tugas :

Mengelola administrasi kepegawaian
Membuat daftar urut kepangkatan
Membuat buku induk pegawai
Memproses administrasi pembuatan karis karsu
Memproses administrasi pengurusan taspen
Memproses administrasi usulan kenaikan gaji berkala
Memproses administrasi kenaikan pangkat dan golongan
Memproses usulan cuti
Memproses administrasi usulan pensiun
Melaporkan tugas secara tertulis kepada atasan langsung
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diperintahkan oleh pimpinan baik lisan maupun tulisan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.

PENGADMINISTRASI PERSURATAN

Uraian Tugas :

Merekap surat masuk dan surat keluar
Mengentry surat masuk dan surat keluar
Membantu pengelola arsip
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan baik lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran tugas.

Sukmawaty, ST

Penata Laporan Keuangan

NIP : 19770219 201406 2 002
Penata Muda (III/a)

Lusiana Katherina

Pengelola Bahan Perencanaan

NIP : 19641004 198610 2 001
Penata Muda Tingkat I (III/b)

Fransiskus Xaverius

Pengadministrasi Sarana dan Prasarana

NIP : 19721102 200604 1 008
Pengatur (II/c)

PENATA LAPORAN KEUANGAN

Uraian Tugas :

Menerima dokumen kuitansi, Daftar Rincian Permintaan Pembayaran (DRPP), Surat Permintaan Pembayaran (SPP), Surat Perintah Membayar (SPM), dan Surat Perintah Pencairan Dana (SP2D).
Membukukan dokumen sumber ke dalam aplikasi SIMDA
Melaksanakan rekonsiliasi internal serta melakukan koreksi apabila ditemukan kesalahan
Memeriksan laporan keuangan hasil posting SIMDA
Melakukan rekonsiliasi dengan BPKAD Pajak setiap bulan serta melakukan koreksi apabila ditemukan kesalahan
Melakukan rekonsiliasi dengan BPKAD Laporan Realisasi Anggaran (LRA) setiap bulan serta melakukan koreksi apabila ditemukan kesalahan
Menyusun Laporan Keuangan Bulanan, Menyusun Laporan Keuangan Semester dan Menyusun Laporan Keuangan Tahunan.

PENGADMINISTRASI PERENCANAAN & PROGRAM

Uraian Tugas :

PENGADMINISTRASI SARANA DAN PRASARANA

Uraian Tugas :

Menerima, membukukan, menyimpan dan menyalurkan barang persediaan pakai habis (ATK)
Meneliti dan menghipun dokumen pengadaan barang yang diterima
Meneliti jumlah dan kualitas barang yang diterima sesuai dengan dokumen pengadaan
Mencatat barang milik daaerah yang diterima kedalam buku / kartu barang
Melaksanakan tugas kedinasan lainnya yang diberikan atasan baik lisan maupun tertulis sesuai tugas dan fungsinya untuk kelancaran tugas.

Sofiansyah

Pengemudi / Supir

NIP : 19630325 198601 1 003
Pengatur Muda (II/a)

PENGEMUDI / SUPIR

Uraian Tugas :

Memeriksa kelengkapan kendaraan seperti rem,accu,oli lampu,air radiator,ban dan bahan bakar supaya kondisi siap pakai
Mengantar pimpinan dalam melaksanakan tugas sesuai dengan perintah
Memperbaiki kerusakan kecil kendaraan agar dapat berfungsi dengan baik
Membersihkan mobil
Melakukan service dan penggantian suku cadang yang sudah rusak dibengkel.